L'organisation d'un événement public doit être faite avec minutie pour qu'il soit réussi. Quelle que soit la nature de l'événement à organiser, il est important de suivre certaines étapes pour assurer son bon déroulement. Cette pédagogie permet d'avoir une vision claire de l'événement et d'estimer son taux de réussite. Vous êtes en charge de l'organisation d'un événement? Découvrez dans cet article quelques étapes clés pour faciliter votre organisation.
Définir les objectifs de l'événement.
Définir les objectifs d'un événement est la première étape dans la pédagogie de sa réussite. Ceux-ci doivent être SMART, c'est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps. En fait, vos objectifs doivent être clairs et compréhensibles afin que chacun puisse facilement se les approprier. Par exemple, dans le cadre de l'organisation de funérailles, choisir une épitaphe pour une pierre tombale devrait faire partie de vos objectifs.
De plus, il est mesurable, réalisable et réaliste. Cet objectif est l'un des nombreux autres qui doivent également répondre à ces critères. Pour les grands événements, vos objectifs doivent prendre des allures de challenge pour motiver vos équipes. Si vous souhaitez créer de l'émulation en leur sein, créez un challenge entre les équipes.
Cependant, vos objectifs doivent tenir compte de vos ressources financières, matérielles, temporelles et surtout humaines. En d'autres termes, les objectifs à atteindre doivent être cohérents avec la situation de l'entité.
Communiquer autour de l'événement
Communiquer autour de l'événement a pour seul objectif d'atteindre la cible. Par conséquent, vous devez savoir par quels canaux atteindre facilement votre cible. Aujourd'hui, de nombreuses personnes sont présentes sur les réseaux sociaux. Par conséquent, pour un événement public, il est important d'utiliser ces canaux pour toucher le plus de personnes possible.
Le choix d'un réseau social dépend aussi de la qualité de votre cible. Certains réseaux sociaux ont un but purement professionnel et sont plus adaptés à un événement professionnel. En revanche, il en existe d'autres, ludiques, qui permettent de se rassembler lors d'événements distrayants comme des concerts.
Si vous souhaitez toucher un nombre limité de personnes, utilisez des canaux plus conventionnels comme les invitations ou les e-mails personnels.
Estimer le budget
Le succès d'un événement dépend en grande partie du budget qui lui est alloué. Une fois passée l'étape des objectifs et du but, la planification d'un budget est l'étape à ne pas négliger. Pour ce faire, vous devez tenir compte de la disponibilité de vos différentes options de financement :
– Ressources propres ; – Subventions ; – Parrains.
Si vous n'avez pas assez de moyens, pensez à une stratégie pour faire des tickets. L'accès à votre événement peut être payant, par exemple.
De plus, il est conseillé de créer chaque poste de dépense avec l'estimation économique nécessaire. Avant tout, les estimations doivent être raisonnables. Pour vous faciliter la tâche, utilisez les chiffres du nombre de personnes attendues.
Une fois tous les postes de dépenses créés et remplis, prévoyez toujours une marge financière pour les dépenses imprévues. Ce dernier doit être égal à 15% du budget total de l'événement.
Choisissez le lieu et la date
Si vous voulez bien faire les choses, il est important de choisir un emplacement unique. Surtout, vous n'aurez pas besoin d'un endroit qui n'a jamais été fréquenté. De plus, il n'est pas facile à trouver. Cependant, il est possible de miser sur la décoration de l'espace à occuper pour lui donner un nouveau visage.
Il est important de faire bonne impression sur vos invités en accueillant le lieu. Lorsque vous réussissez ce pari, sachez que l'organisation de votre événement est gagnée d'avance. Cette bonne première impression peut même vous dispenser des écueils dont vos visiteurs ou invités se souviendront.
Si le lieu de l'événement est à louer, veuillez prendre des dispositions à temps pour assurer la disponibilité. Plus vous le ferez tôt, moins vous aurez de pression par la suite. Pour cela, assurez-vous de la capacité d'accueil du lieu en termes de nombre de convives, de disponibilité de parking, de sécurité, etc.
Concernant le choix de la date, vous devez tenir compte de la période la plus favorable pour l'organisation de l'événement. Par exemple, pour un événement scolaire, il ne conviendra pas de le placer en période de vacances. Les étudiants et les enseignants montreront peu d'intérêt en raison d'engagements personnels.
En entreprise, tenez également compte de la période la plus favorable pour avoir le maximum de personnes intéressées qui viendront. Les dates concurrentes doivent également être évitées. Ils ne vous aideront pas à évaluer objectivement les résultats de vos investissements.